Bij een lead kan jij een notitie schrijven. Deze notitie is bedoeld om jezelf of anderen extra context te geven.
Je zal merken dat het schrijven van notities in KeyVue anders is dan bijvoorbeeld het schrijven van een e-mail. Er zijn minder opmaak mogelijkheden dan normaal. In deze introductie lichten we graag toe waarom wij op deze manier omgaan met notities.
Het is uit diverse onderzoeken bewezen dat wanneer je beperkte opmaakmogelijkheden hebt, je eerder geneigd bent 'to the point' te zijn bij het schrijven van opmerkingen. Met andere woorden: Zonder dat je dit bewust door hebt helpt dit om bondige en overzichtelijke notities te schrijven.
Dit resulteert er in dat de notities die in het systeem komen een snel inzicht geven aan een ieder. En dat komt weer ten goede aan het efficiënt gebruiken van KeyVue.
Bij het schrijven van een notitie heb jij de mogelijkheid om een collega te noemen bij naam via het mention systeem. Wanneer jij in je tekst een @ tikt, verschijnt er een lijst van collega's die toegang hebben tot deze lead.
Men heeft overigens toegang wanneer ze lid zijn van een team aan wie de lead is toegewezen of door wie de lead is aangemaakt.
Wanneer je verder tikt na de @ met de naam van je collega zal je zien dat het lijstje van mensen automatisch gefilterd wordt. Je kan eenvoudig op de naam van je collega klikken. Je zal zien dat deze dan verschijnt in de tekst.
Als ik een collega Jan jansen wil taggen, tik ik @jan en ik selecteer mijn collega Jan Jansen uit het lijstje wat te voorschijn komt. In de tekst verschijnt nu @janjansen in een andere kleur.
Wanneer je de notitie vervolgens bewaart, en je hebt iemand gementioned, dan ontvangt deze een e-mail met jouw opmerking en een directe link naar deze lead.
Als je jezelf mentioned, ontvang je geen e-mail. Het systeem probeert overbodige e-mails te vermijden en doet de aanname dat jij wanneer je jezelf mentioned niet op de hoogte gebracht hoeft te worden. Dit omdat je zojuist zelf de tekst hebt geschreven.
Een notitie bij een lead is inzichtelijk naar keuze van jou voor:
- Alleen jijzelf
- Alle betrokkenen binnen jouw organisatie
- Alle betrokkenen*
De interne KeyVue beheerder kan instellen waar deze optie standaard op staat. Jij kan daar bij het schrijven van de notitie, naar eigen inzicht, van afwijken.
Met betrokken wordt bedoeld: Iedereen die lid is van het team dat de lead heeft aangemaakt. Dit geldt ook voor iedereen die lid is van het team dat de lead moet verwerken.
KeyVue heeft de mogelijkheid om te koppelen met andere bedrijven die ook KeyVue gebruiken. Je kan dan leads delen met andere organisaties binnen de AVG en BGFO kaders. In die situatie kan je er dus voor kiezen dat de opmerking voor alle betrokkenen inzichtelijk is. Dat wil zeggen: Jouw organisatie en de externe organisaties. Wil je meer weten over deze mogelijkheid? Neem dan contact op met jouw KeyVue accountmanager.