Het goed inrichten van jouw pijplijnen en de daarbij behorende fases is een taak die met aandacht moet gebeuren. Het is immers de fundering waarop straks jouw inzichten en rapportages gaan functioneren. Voor we dieper ingaan op de tips & tricks bij het goed inrichten van jouw sales funnel, willen we eerst stilstaan bij wat nu precies een pijplijn en wat nu een fase is.
Wij kunnen ons goed voorstellen dat je ook na het lezen van dit document wellicht nog vragen hebt of ruggespraak zou willen houden over wat het beste is voor jouw situatie. Je kan altijd jouw KeyVue accountmanager benaderen om je daarbij te helpen.
Wat is een pijplijn?
Als iets spreekwoordelijk “in de pijplijn” zit, dan betekent het dat het waarschijnlijk binnenkort zal gebeuren. Binnen jouw organisatie wordt het woord pijplijn dan waarschijnlijk ook gebruikt om aan te geven hoeveel leads er binnenkort mogelijk gaan vallen. In feite is dit dus een sales funnel.
Een pijplijn is dus een groepje leads gebundeld op interesse waar jij commercieel mee actief bent om tot een deal te komen. Een pijplijn heeft een begin- en eindpunt. Visualiseer het als een trechter. Tijdens de reis van boven naar beneden in de trechter doorlopen de leads allerlei fases. Als jouw lead met de reis bezig is, beschouwt KeyVue deze als status 'Lopend'. Wanneer de lead jouw pijplijn verlaat, gebeurt dat omdat er een conclusie is bereikt. Je kan dan kiezen uit de status 'Gewonnen' of 'Verloren'. Deze statussen zijn altijd beschikbaar en hoef je niet zelf aan te maken.
Wat zijn fases?
Als iemand jou vraagt: "Gaat de lead tekenen?" dan is het meest gebruikte antwoord “Waarschijnlijk”. Dit is een vaag en niet concreet begrip. Je maakt dit concreet en overzichtelijker door zaken als “waarschijnlijk” te vervangen door te kijken in welke fase jouw lead zit.
Met een fase kan je dus duidelijk aangeven waar de lead momenteel zit in de pijplijn.
Een lead doorloopt verschillende fases om uiteindelijk aan het einde van de pijplijn te komen. Elke fase valt binnen een categorie.
Als een lead de pijplijn verlaat noemen we dat geen fase meer. Een lead verlaat de pijplijn wanneer er een eindconclusie is over zijn reis. De lead is vanaf dat moment niet meer 'Lopend' en wordt dan veranderd naar één van de volgende twee (conclusie)statussen: 'Gewonnen' of 'Verloren'.
Deze hoef jij niet zelf te configureren in jouw pijplijn. Elke pijplijn heeft automatisch de mogelijkheid om een lead de pijplijn te laten verlaten als 'Gewonnen' of 'Verloren'.
Je kan ook redenen afdwingen of optioneel laten. Deze redenen kunnen opgegeven worden door jouw gebruikers als een lead naar deze eindstatus gaat. Je leest hier meer over onderaan in dit artikel.
Categorieën
In KeyVue zijn er drie categorieën waarbinnen een fase valt, te weten:
- Binnenkomst
- Benadering
- Beslissing
Deze drie categorieën staan samen voor de reis die een lead doorloopt in de pijplijn.
Als je aan iemand vraagt: "Wanneer denk je dat ze gaan tekenen?", hoor je waarschijnlijk regelmatig: “binnenkort”. Door bovenstaande manier van werken weet jij dus altijd hoeveel leads bij de categorie beslissing zijn aangekomen en hoeveel er nog 'hangen' bij de benadering.
Samengevat
Pijplijn
Een pijplijn bevat een verzameling van leads. Simpel gezegd bundel je met een pijlijn leads bij elkaar op basis van bijvoorbeeld interesse. Per pijplijn kan jij jouw eigen stappen (fases) bedenken die doorlopen moeten worden.
Fases
Een fase is de reis die doorlopen wordt in jouw pijplijn.
Dit geeft duidelijk aan waar binnen het (werk)proces de lead momenteel zit. Dit is met name handig om tijdens de day-to-day werkzaamheden te zien waar leads zich bevinden.
Je hoeft niet elke fase te doorlopen maar kan ook stappen overslaan indien gewenst.
Fase categorie
Een fase bevindt zich in 1 van de 3 categorieën (binnenkomst, benadering, beslissing). De fase categorieën geven aan hoe dicht jouw lead bij de keuze zit om wel of niet met jou in zee te gaan. Dit is met name handig om op managementniveau snel te zien hoe jouw pijplijnen ervoor staan.
Het is goed om te onthouden dat de Virtuele Collega module leads automatisch vanuit Realworks op basis van jouw regels in een pijplijn kan plaatsen.
Tevens kan de Virtuele Collega leads naar een bepaalde fase zetten op basis van gebeurtenissen in Realworks (Agenda, Taken, Kenmerken)
Voorbeeld pijplijn
Elke organisatie is anders en daarom is onze pijplijn methode zo vrij mogelijk om zo jouw organisatie te kunnen ondersteunen. Twee vragen zijn belangrijk om te bepalen welke pijplijnen jij wilt aanmaken:
- Welk inzicht in groepen leads wil je zien in de rapportage?
- Welk werkproces wil je hanteren per groep?
De meeste organisaties hebben voldoende aan 4-6 pijplijnen.
Meestal wordt voor de volgende soorten pijplijnen gekozen:
- Verkoop
- Aankoop
- Nieuwbouw
- Taxatie
- Hypotheek
- Verzekeringen
In sommige gevallen kiezen organisaties voor gecombineerde pijplijnen zoals een Aan- en Verkoop pijplijn.
De pijplijn geeft jou het inzicht hoeveel leads er van een bepaalde interesse zijn. Ook geeft het jou de mogelijkheid een stappenplan (fases) te maken die doorlopen (en bewaakt) moet worden.
Voorbeeld pijplijn met fases
Een fase heeft als doel weer te geven waar jouw leads zich bevinden in de pijplijn. Door middel van redenen kan je extra context geven aan de lead. Dit zodat je ook weet waarom deze zich in die fase bevindt. Verderop lees je meer over redenen .
Onderstaand geven we een aantal suggesties hoe jij een pijplijn met fases kan inrichten. Meestal heeft een organisatie voldoende aan 5-7 fases per pijplijn. Je hoeft niet elke fase te doorlopen maar je kan ook een fase overslaan.
Voorbeeld Verkoop pijplijn met fases
Zoals je kunt zien zijn de fases onderverdeeld in drie categorieën. In de binnenkomst categorie is er een fase genaamd 'Warme Leads' en een fase genaamd 'Koude leads'. Elke lead die binnenkomt in deze verkoop pijplijn begint bij één van deze fases. Dit geeft dus weer dat deze lead in de pijplijn zit maar er voor de rest nog niks is mee gedaan.
De volgende stap is de benadering. Een benadering lukt wel of niet. De uitkomst van de benadering kan dus zijn:
-
Nog geen contact
D.w.z. geprobeerd contact op te nemen, maar nog niet gelukt om dit ook te krijgen. -
Wacht op reactie
D.w.z. ik heb contact gehad en ik wacht nu op reactie. Een andere situatie die hier ook onder zou vallen is bijvoorbeeld: ik heb een e-mail gezonden en ik wacht nu op antwoord. -
Afspraak
D.w.z. ik heb de lead gesproken en we hebben een afspraak gemaakt om b.v. nader kennis te maken of een voor een waardebepaling.
Als laatste kom je in de situatie dat jouw lead een beslissing moet maken. Dit is het einde van de reis van jouw pijplijn. Hier staan dus de fases die daarbij horen.
In dit voorbeeld is zie je een fase 'Voorstel maken'. Hier staan de leads in die een voorstel/offerte mogen krijgen. Deze fase kan bijvoorbeeld worden opgepakt door de binnendienst.
Deze fase is niet voor iedereen relevant.
Als laatste fase zie je in dit voorbeeld 'Voorstel uitgebracht' om aan te geven dat er een voorstel is verzonden naar de lead.
Op managementniveau kan jij met dit voorbeeld dus exact zien hoeveel verkoopleads er momenteel zijn en hoeveel daarvan nog in binnenkomst, benadering of al in beslissing zitten.
Voorbeeld fases per categorie
Om jou op weg te helpen bij het bepalen van de juiste fases voor jouw organisatie, hebben wij onderstaand een aantal voorbeelden per categorie.
Binnenkomst
Voorbeeld fases in de binnenkomst categorie:
- Ontvangen
- Oppakken
- Binnengekomen
- Aanvraag ontvangen
- Warme leads
- Koude leads
- Spoed
Je kunt meerdere fases in de binnenkomst categorie hebben. Beschouw dit als het bakje waarin leads jouw pijplijn binnenkomen. Vanuit dit bakje pakken jouw mensen de leads op.
De meeste organisaties hebben 1-2 fases in de binnenkomst categorie. Wij adviseren om er alleen meerdere aan te maken als dat zinvol is voor je werkproces.
Benadering
In deze categorie ga je de lead in een fase plaatsen nadat je deze geprobeerd hebt te benaderen. Afhankelijk van jouw werkwijze kan je ook leads in een fase plaatsen als signaal om deze op te laten pakken door jouw binnendienst. Een aantal voorbeeld fases:
- Nog geen contact
- Wacht op antwoord
- In te plannen
- Benaderen
- Afspraak op locatie
- Afspraak op kantoor
- Meer informatie
- Post verzonden
De meeste organisaties hebben in deze categorie 2-3 fases welke alles rondom de benadering van de lead omvat.
Beslissing
Dit is de laatste categorie in jouw pijplijn. Jouw leads gaan nu over tot het maken van de keuze om in te gaan op jouw aanbod. Een aantal voorbeeld fases voor deze categorie:
- Voorstel opmaken
- Voorstel verzonden
- Voorstel nabellen
- Nog niet getekend
De meeste organisaties hebben 1-2 fases in deze categorie.
Bij sommige fases wil je wellicht extra context geven, zoals bijvoorbeeld fases 'geen contact' of 'wacht op antwoord'. Dit kan je het beste doen met Redenen. Je vindt meer informatie hierover onderin dit document. Ons advies; probeer je fases echt op hoofdlijnen te houden.
Extra context door gebruik van redenen
Wij snappen dat een fase en fase categorie wellicht om wat extra context vraagt. Om de "waarom" vraag snel te kunnen beantwoorden hebben wij de mogelijkheid tot het invoeren van redenen gemaakt. De gebruiker kan kiezen uit een door jouw organisatie vastgestelde lijst van redenen waarom iemand in een bepaalde fase zit.
Een voorbeeld hoe je dit zou kunnen gebruiken:
Je gebruikt de fase 'Nog geen contact' of 'Wacht op reactie'.
Dan kan het handig zijn om te weten "Waarom" de lead in deze fase zit.
Jij kan als beheerder een lijstje van redenen aanmaken waaruit de gebruiker kan kiezen als een lead in een fase gezet wordt.
We adviseren altijd voor de lopende situatie ook een reden NVT toe te voegen.
Wanneer een lead uiteindelijk gewonnen of verloren wordt kan jij als beheerder specifieke redenen voor die situatie verplichten om op te geven. Hiermee krijg je inzicht in waarom iets gewonnen of verloren is. Dit inzicht werkt door naar jouw managementinformatie.