De virtuele collega geeft de mogelijkheid om relaties vanuit Realworks automatisch als leads in KeyVue te zetten.
Om de virtuele collega te kunnen gebruiken moet deze module wel in jouw licentie afgenomen zijn, en dien je te beschikken over de juiste realworks tokens.
Dit gebeurt op basis van:
- Het toewijzen van een kenmerk in Realworks
- Het maken van een afspraak in Realworks
- Het maken van een taak in Realworks
- Het wijzigen van het Relatie Type in Realworks
I.c.m. een instructie die jij aanmaakt bij de virtuele collega.
Leads worden alleen automatisch aangemaakt indien er voor het zelfde contact niet al een lead is aangemaakt in de zelfde pijplijn. We kijken hiervoor alleen naar leads aangemaakt zijn binnen een door jou zelf bepaald aantal dagen. Dit kan je per regel bepalen.
Instellen en beheren
Deze functionaliteit is te vinden in het instellingenscherm onder: Virtuele Collega -> Leads aanmaken.
Je ziet hier een overzicht van de door jou aangemaakte instructies.
Door op een instructie te klikken kan je deze:
- Bewerken
- Deactiveren
- Activeren
- Verwijderen
Daarnaast heb je door middel van het prullenbak icoontje in het overzicht ook de mogelijkheid om de instructie direct te verwijderen.
Instructie voor het aanmaken van een nieuwe lead in KeyVue via Realworks
Stap 1: Selectie van de Gebeurtenis
Begin met het klikken op de knop 'Nieuwe instructie toevoegen'. Selecteer vervolgens de gebeurtenis in Realworks waarop gebaseerd een lead in KeyVue aangemaakt moet worden:
- Het toewijzen van een kenmerk aan een relatie
- Het maken van een afspraak voor een relatie
- Het maken van een taak gekoppeld aan een relatie
- Het wijzigen van het Relatie Type
Let op: Je kunt slechts één gebeurtenis per instructie selecteren. Het is mogelijk om meerdere instructies aan te maken voor verschillende gebeurtenissen.
Voor de gebeurtenissen 'Kenmerk' en 'Relatie type':
- Selecteer de Realworks omgeving (token) die de virtuele collega moet monitoren.
- Kies bij welk kenmerk of relatie type de virtuele collega moet handelen.
Voor de gebeurtenissen 'Afspraak' en 'Taak':
Naast bovenstaande stappen, selecteer de status die de afspraak of taak moet hebben voordat de virtuele collega actie onderneemt.
Stap 2: Plaatsing van de Lead
Bepaal waar de virtuele collega de lead moet plaatsen in KeyVue:
- Selecteer de gewenste pijplijn waar de lead geplaatst moet worden. De lead komt automatisch in de eerste fase van deze pijplijn binnen.
- Geef aan wat de bron van deze lead is. Kies uit een lijstje van door jou gedifinieerde bronnen voor het kanaal Realworks.
Stap 3: Toewijzing van de Lead
Specificeer hoe de lead toegewezen wordt:
- Selecteer namens welk team de virtuele collega de lead mag aanmaken.
- Bepaal de fallback medewerker indien de aanmaker van de relatie in Realworks niet automatisch herkend wordt of nog niet bestaat in KeyVue.
- Bepaal welk team (en eventueel welke specifieke gebruiker binnen dat team) verantwoordelijk is voor de nieuwe leads.
- Stel in hoeveel dagen terug de virtuele collega moet kijken om dubbele leads te voorkomen.
Stap 4: Optionele Notitie
Voeg een optionele notitie toe die bij de lead geplaatst wordt. Dit is aanvullend op de automatisch gegenereerde notitie door de virtuele collega over het aanmaken van de lead.
Activering
Na het doorlopen van deze stappen, activeer je de regel onderaan de laatste stap.
Door op 'Opslaan' te klikken is deze dan per direct actief voor gebeurtenissen die vanaf dat moment binnenkomen via het geselecteerde Realworks token.
Een auto lead via de virtuele collega komt niet binnen, ik zie een lead niet verschijnen, nieuwe lead wordt niet aagemaakt.
Een automatische lead van Realworks naar KeyVue wordt aangemaakt op basis van een aangemaakte auto lead regel. Deze regels worden uitgevoerd als de relatie aan bepaalde voorwaarden voldoet. Dit kan zijn:
- Het wijzigen van een relatie type van y naar x.
- Het bestaan van een afspraak
- Het bestaan van een specifieke kenmerk
- Het bestaan van een taak
Als een lead niet meteen wordt aangemaakt kan het zijn dat de taak of afspraak buiten het huidige synchronisatie moment valt. In de handleiding vindt je meer informatie wanneer wij welke data synchroniseren. De lead wordt dan als nog aangemaakt op het eerst volgende moment van synchronisatie.
Als de lead niet aangemaakt wordt kan het ook zijn dat er iets niet goed staat in de API van Realworks. Controleer of je Relatie API, Agenda API of Taak api goed is geconfigureerd volgens de instelllingen in onze handleiding.
Als laatste kan een reden zijn waardoor de lead niet wordt aangemaakt dat de instructie niet overeenkomt. Check of de Virtuele collega instructie dus goed ingesteld staat bij jouw voorbeeld. Heeft de afspraak de juiste status, Is het van het juiste type?
In bijna alle gevallen is het een configuratie issue in realworks of keyvue. Kom je er niet uit? Schroom niet om je accountmanager om hulp te vragen.