De virtuele collega heeft de mogelijkheid om de Fase en Status van jouw leads en daarmee de reis die de lead maakt door jouw organisatie te automatiseren.
De basis
Allereerst heb je een koppeling nodig tussen Realworks & KeyVue. Meer hierover lees je bij het artikel over Realworks Tokens.
Als de koppeling is gelegd tussen Realworks & KeyVue, is de virtuele collega standby om alle leads automatisch van fase en status te laten veranderen. Voor de meest ideale situatie is het aan te bevelen om de volgende tokens bij Realworks aan te vragen:
- Agenda
- Taken
- Relaties
Dit hangt wel af hoe jouw organisatie is ingericht. Advies nodig? We denken graag met je mee. Neem vrijblijvend contact op met jouw account manager.
Het bijhouden van de Fase en Status door de virtuele collega werkt op basis van een instructie. Jij maakt een instructie aan, waarmee jouw virtuele collega aan het werk gaat. Zo heb je altijd een maatwerk manier van werken wat als gegoten is voor jouw organisatie en een collega die 24x7 alles bijwerkt.
Je mag onbeperkt instructies aanmaken en de virtuele collega zal daarna volautomatisch conform de voor jouw organisatie specifieke set aan instructies alles bijhouden.
Aanmaken van nieuwe Instructies voor Fase en Status bijwerkingen in KeyVue via Realworks
Deze handleiding loodst je door het proces van het aanmaken van instructies voor je virtuele collega, om automatisch de fase en/of status van leads in KeyVue bij te werken op basis van activiteiten in Realworks.
Stap 1: Selecteer de Trigger gebeurtenis
Om te beginnen, klik je op de knop 'Nieuwe instructie toevoegen'. De eerste stap is het kiezen van de gebeurtenis in Realworks die als trigger zal dienen voor het bijwerken van de fase of status van een lead in KeyVue. Mogelijke gebeurtenissen zijn:
- Het toewijzen van een kenmerk aan een relatie
- Het maken van een afspraak voor een relatie
- Het maken van een taak gekoppeld aan een relatie
Selecteer de gebeurtenis die jij wilt gebruiken. Let op: je kunt per instructie slechts één gebeurtenis selecteren, maar je mag meerdere instructies aanmaken voor verschillende gebeurtenissen.
Voor 'Kenmerk':
- Kies welke Realworks omgeving (geïdentificeerd door een token) de virtuele collega moet monitoren. Dit is per specifieke vestiging of afdeling.
- Selecteer bij welk kenmerk de virtuele collega actie moet ondernemen.
Voor 'Afspraak' en 'Taak':
Volg dezelfde stappen als hierboven, maar je krijgt ook de optie om een specifieke status te selecteren waarop de virtuele collega moet wachten voordat hij actie onderneemt. Ook kan de virtuele collega bij 'afpsraken' indien je dit wilt de lead toewijzen aan de collega met wie de afspraak is als dat nog niet het geval is.
Stap 2: Bepalen van de doelgroep voor de bijwerking
- Kies de pijplijn waarbinnen de virtuele collega moet zoeken naar leads om bij te werken.
- Selecteer de huidige fase(s) van de leads die in aanmerking komen voor bijwerking.
Stap 3: Definiëren van de nieuwe Status en Fase
- Selecteer de nieuwe status die je de lead wilt geven.
- Kies de nieuwe fase waarin de lead moet worden geplaatst. Indien nodig, specificeer ook de reden voor deze nieuwe fase.
Stap 4: Toepassen op eerder ingelezen gegevens
Overweeg om de optie 'Toepassen op eerder ingelezen' in te stellen op 'ja'. Dit zorgt ervoor dat de virtuele collega ook recent ingelezen gegevens in overweging neemt die mogelijk relevant zijn voor de bijwerking.
Stap 5: Optionele notitie en gebruiker informeren
- Voeg een optionele notitie toe die geplaatst wordt bij de lead. Dit kan een aanvulling zijn op de automatische notitie over de bijwerking.
- Beslis of de virtuele collega een bericht moet sturen naar de gebruiker die verantwoordelijk is voor de lead, vooral nuttig bij significante statuswijzigingen zoals 'Gewonnen' of 'Verloren'.
Activatie en Opslaan
Activeer de regel onderaan de laatste stap. Vanaf dit punt zal de instructie reageren op informatie die vanaf dan binnenkomt via de geselecteerde Realworks tokens. Klik op 'Opslaan' om de instructie af te ronden.
De opzet van deze instructie stelt jou als organistie instaat om de gehele journey geautomatiseerd te laten verlopen. We denken graag met jou mee om ook jouw proces te verwerken in de virtuele collega instructies, neem dus altijd vrijblijvend contact op met jouw accountmanager voor advies en ondersteuning.