De virtuele collega geeft jou als beheerder de mogelijkheid leads automatisch te sluiten na een bepaald aantal dagen. Dit voorkomt dat leads oneindig open blijven staan. Bijkomend zorgt dit ervoor dat jouw medewerkers aangespoord worden actief om te gaan met leads die (te) lang open staan. De virtuele collega zal namelijk jouw gebruikers aanmoedigen actie te ondernemn voordat ze gesloten worden. Door het gebruik van deze functionaliteit zorg je ervoor dat leads niet meer vergeten worden, te lang passief in je systeem staan en je rapportage zuiver zijn.
Via de Virtuele Collega instellingen, menu optie 'Lead Sluiten' kan jij de instructie waarop dit gebeurt, bepalen.
Instellen leads sluiten
Een lead wordt gesloten als er gedurende een bepaalde periode geen activiteit is waargenomen. Onder activiteit verstaan we afspraken, taken, wijzigingen in de fase of status, of toegevoegde notities bij de lead.
Je kunt ervoor kiezen om alle leads na hetzelfde aantal dagen van inactiviteit te sluiten.
Je kunt ook per pijplijn bepalen hoeveel dagen er zonder activiteit mogen verstrijken voordat je overgaat tot het sluiten van een lead.
De lead krijgt dan de status gesloten, met als reden dat dit komt door het automatische proces. Zo kan je dat in je rapportage weer terug vinden als sub categorie.
Wanneer je Auto sluiten inschakelt en een lead op het punt staat gesloten te worden, dan verschijnt er een aankondigings blokje bij de lead die toelicht dat als de lead niet bijgewerkt wordt, hij automatisch gesloten gaat worden over X dagen.
Medewerkers aansporen
Zoals gesteld heeft deze functionaliteit ook een secundair doel, en dat is medewerkers aansporen iets te doen met leads die lang open staan.
Natuurlijk heeft de virtuele collega ook de mogelijk het tot automatische acties waarmee jij kan bepalen dat mensen eerder aangespoort moeten worden tot actie. Echter is het bij Auto sluiten ook mogelijk dit te doen. Een soort van laatste waarschuwing. Er zitten dan ook direct gevolgen aan als er dan niet gehandeld wordt.
Jij bepaalt bij de instelling of jij jouw medewerkers wilt informeren dat hun toegewezen leads op het punt staan gesloten te worden. Je geeft aan hoeveel dagen van te voren je een email wilt sturen.
De standaard instelling hiervoor is 30 dagen. Wanneer je de waarschuwingsmail activeert met deze instelling, dan ontvangt de medewerker 30 dagen voor dat zijn lead(s) gesloten worden per e-mail een melding.
In deze e-mail wordt duidelijk gemaakt dat als men de lead niet bijwerkt naar de laatste status en/of een notitie plaatst van de huidige stand van zaken, de lead gesloten gaat worden. Men kan vanuit de mail direct doorklikken naar de bewuste lead(s).